5 лютого 2021 року Верховною Радою України прийнято Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» та повернуто з підписом Президента 4 березня 2021 року.

Пунктом 1 розділу II Прикінцевих та перехідних положень встановлено, що цей Закон набирає чинності через три місяці з дня його опублікування, крім пункту 4 цього розділу, який набирає чинності з дня опублікування цього Закону.

Законом запроваджується облік трудової діяльності працівника в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування

Електронна трудова книжка дасть можливість уповноваженим органам призначати людині пенсію автоматично (без звернення) та збирання документів за всю її трудову діяльність.

Тобто, як в усіх цивілізованих країнах, коли настає право на соціальну виплату / пенсію, держава інформує про можливість її отримання та розрахунковий її розмір.

За працівником зберігатиметься право вибору для покращення запропонованого розрахункового розміру, а саме:

або він надає відомості про отримувану заробітну плату за період до 2000 року (до запровадження персоніфікованого обліку),

або відтермінує свій вихід на пенсію для одержання підвищення до пенсії на 0,5–0,75 % за кожний повний місяць роботи після досягнення пенсійного віку, або використовує право на призначення пенсії.

Враховуючи, що в Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування є відомості про 13 млн. працівників, його наповнення даними, які містяться в паперових трудових книжках, буде проведено у перехідний період протягом 5 років.

Наповнення відомостей відбуватиметься:

як роботодавцем, так і безпосередньо застрахованою особою;

через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді сканованих або оцифрованих копій передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо) з обов’язковим накладанням страхувальником або застрахованою особою кваліфікованого електронного підпису.

Варто зазначити, що оригінал паперової трудової передається на зберігання працівнику як офіційний документ.

Якщо працівник виявить бажання продовжити її ведення, то роботодавець на його вимогу буде зобов’язаний паралельно із електронним обліком трудової діяльності також внести до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.

Проте трудові книжки, які вважають рудиментом минулого століття, не зникнуть одразу. Передбачений 5-річний перехідний період, впродовж якого одночасно можуть використовуватися і паперові, і електронні трудові книжки.

Зазначимо, що трудові книжки запроваджувалися десятки років тому, коли паперові носії інформації були єдиними на той час. Прийнявши це закон,  уряд переслідує кілька цілей. Головна з них – спростити доступ до інформації про стаж працівників, а також ввести систему автоматичного призначення пенсій чи інших соціальних виплат без особистого звернення людини.

Перевагами цього закону також вважають усунення загроз загубити чи пошкодити книжку, або фальсифікувати дані у ній.

Протягом багатьох років трудова книжка була документом в якому фіксувався трудовий стаж, від якого залежав розмір майбутньої пенсії.

З 2004 року поняття «трудовий стаж» перейменовується у «страховий стаж» який враховується для призначення пенсії, враховується не просто робота (виконання трудових обов’язків), а період трудової діяльності за який сплачено страхові внески.

Ці дані й вносяться до Державного реєстру загальнообов’язкового соціального страхування.

Починаючи з 1 січня 2004 року, для підтвердження страхового стажу трудова книжка дійсно не потрібна. Вся інформація про працівника є у цьому реєстрі, саме ним користується Пенсійний фонд, визначаючи стаж для пенсій.

Для того, щоб інформація про записи у трудовій книжці, внесені до 2004 року потрапила до реєстру і встановлюється 5-річний перехідний період, впродовж якого можна використовувати як паперову трудову книжку, так і електронну.

Однак відмовлятися від паперової трудової книжки не варто, електронні трудові книжки запроваджуються в першу чергу для майбутніх пенсіонерів, а не для теперішніх.

Після 5-річного терміну дані про стаж підтверджуватимуться паперовою трудовою книжкою поданою до Пенсійного фонду.

Новий закон передбачає, що після того, як працівникові оформили електронну трудову книжку, паперову роботодавець має віддати на збереження її власникові.